Ξυπνάς το πρωί και νιώθεις ήδη την πίεση; Η λίστα με τα "πρέπει" είναι πιο μεγάλη από ποτέ, και πριν καν πιεις τον πρώτο σου καφέ, νιώθεις ότι έχεις ήδη χάσει τον έλεγχο; Αυτό το αίσθημα ότι τρέχεις διαρκώς και δεν φτάνεις ποτέ, είναι εξαντλητικό.
Σκέψου το: Έχεις ένα email που πρέπει να στείλεις, ένα ραντεβού που θυμάσαι την τελευταία στιγμή, και η προθεσμία για εκείνη την αναφορά πλησιάζει επικίνδυνα. Κι όμως, καταλήγεις να σπαταλάς πολύτιμο χρόνο ψάχνοντας για το σωστό αρχείο ή προσπαθώντας να θυμηθείς τι είχες πει στον συνάδελφο σου προχθές.
Αυτό δεν είναι παραγωγικότητα, είναι χάος.
Το ψέμα της "πολυδιεργασίας"
Πόσες φορές έχεις πει στον εαυτό σου "θα κάνω κι αυτό παράλληλα, δεν θα πάρει πολύ"; Η αλήθεια είναι ότι η "πολυδιεργασία", ή multitasking όπως αρέσει σε πολλούς να λένε, είναι ένας μύθος που μας κοστίζει περισσότερο απ' όσο φανταζόμαστε.
Όταν προσπαθείς να κάνεις πολλά πράγματα ταυτόχρονα, στην πραγματικότητα, απλώς εναλλάσσεις την προσοχή σου ανάμεσα σε διάφορες εργασίες. Αυτή η συνεχής εναλλαγή "κοστίζει" στον εγκέφαλό σου σε χρόνο και ενέργεια.
Κάθε φορά που αλλάζεις εργασία, χάνεις πολύτιμα δευτερόλεπτα (ή και λεπτά) για να "ξαναμπείς" στο νόημα.
Σκέψου πόσες φορές έπιασες τον εαυτό σου να διαβάζει την ίδια παράγραφο στο email τρεις φορές, επειδή ήρθε μια ειδοποίηση στο κινητό; Αυτό ακριβώς συμβαίνει.
Η παγίδα της "επιφανειακής" οργάνωσης
Ίσως πιστεύεις ότι έχεις ήδη οργανωθεί. Έχεις ένα σημειωματάριο, μια εφαρμογή με λίστες, ίσως και ένα πίνακα στοίχων. Ωραία, αλλά τα πράγματα παραμένουν ακατάστατα;
Το πρόβλημα δεν είναι η έλλειψη εργαλείων, αλλά η λανθασμένη χρήση τους. Πολλές φορές, η οργάνωση γίνεται επιφανειακή. Γράφεις πράγματα χωρίς να τα κατηγοριοποιείς, χωρίς να τους δίνεις προτεραιότητα, χωρίς να σκέφτεσαι το "πώς" θα τα φέρεις εις πέρας.
Ένα απλό "να πάρω γάλα" δεν χρειάζεται να είναι στο ίδιο επίπεδο προτεραιότητας με το "να προετοιμάσω την παρουσίαση για την Τρίτη".
Αν η λίστα σου είναι απλώς μια μακρά, ακατάστατη σειρά από tasks, τότε στην πραγματικότητα δεν έχεις οργανωθεί, απλώς έχεις καταγράψει την ακαταστασία σου.
Η δύναμη της "μονοδιεργασίας"
Αντί να προσπαθείς να τα κάνεις όλα μαζί, δοκίμασε το αντίθετο: εστίασε σε ένα πράγμα τη φορά.
Η "μονοδιεργασία" (monotasking) είναι η τέχνη του να δίνεις την πλήρη σου προσοχή σε μία μόνο εργασία μέχρι να την ολοκληρώσεις. Ακούγεται απλό, αλλά η εφαρμογή του στην πράξη μπορεί να είναι επαναστατική.
Όταν αφοσιώνεσαι σε ένα task, η ποιότητα της δουλειάς σου ανεβαίνει, και ο χρόνος που χρειάζεσαι μειώνεται δραστικά.
Δοκίμασε το: Κλείσε όλες τις ειδοποιήσεις. Πες στους γύρω σου ότι δεν θέλεις να σε διακόψουν για μια συγκεκριμένη ώρα. Αφιέρωσε αυτόν τον χρόνο αποκλειστικά σε μία εργασία.
Θα εκπλαγείς με το πόσο γρήγορα μπορείς να ολοκληρώσεις πράγματα που συνήθως σου παίρνουν ώρες.
Πώς να "σπάσεις" τα μεγάλα tasks
Ένα μεγάλο, τρομακτικό task μπορεί να σε παραλύσει. Μπορεί να νιώθεις ότι δεν ξέρεις από πού να αρχίσεις, οπότε απλώς δεν αρχίζεις καθόλου.
Η λύση είναι απλή: "σπάσε" το μεγάλο task σε μικρότερα, διαχειρίσιμα βήματα. Κάθε βήμα θα πρέπει να είναι τόσο μικρό που να μπορείς να το ολοκληρώσεις σε σύντομο χρονικό διάστημα (π.χ. 15-30 λεπτά).
Αντί να γράψεις "Σύνταξη έκθεσης", κάνε τα εξής:
- Έρευνα για θέμα 1 (15 λεπτά)
- Συλλογή σημειώσεων για θέμα 1 (15 λεπτά)
- Δημιουργία προσχεδίου για εισαγωγή (20 λεπτά)
- Σύνταξη πρώτης παραγράφου (25 λεπτά)
Κάθε φορά που ολοκληρώνεις ένα μικρό βήμα, νιώθεις μια αίσθηση επιτυχίας. Αυτή η αίσθηση σε ωθεί να συνεχίσεις στο επόμενο.
Αυτό είναι το μυστικό για να νικήσεις την αναβλητικότητα.
Η σημασία του "όχι"
Πόσες φορές έχεις πει "ναι" σε κάτι που στην πραγματικότητα δεν ήθελες ή δεν είχες χρόνο να κάνεις, μόνο και μόνο για να μην απογοητεύσεις κάποιον;
Το να λες "όχι" δεν σε κάνει αγενή. Σε κάνει ρεαλιστή. Σε κάνει κάποιον που σέβεται τον δικό του χρόνο και τις δικές του προτεραιότητες.
Κάθε "ναι" που λες σε κάτι που δεν είναι προτεραιότητά σου, είναι ένα "όχι" στα δικά σου σημαντικά tasks.
Μάθε να λες "όχι" με ευγένεια αλλά με αποφασιστικότητα. "Εκτιμώ την πρότασή σου, αλλά αυτή τη στιγμή δεν έχω τη δυνατότητα να αναλάβω επιπλέον ευθύνες."
Αυτή η απλή αλλαγή στη στάση σου μπορεί να απελευθερώσει απίστευτο χρόνο και ενέργεια.
Η "νεκρή" ώρα της ημέρας σου
Έχεις παρατηρήσει ποιες είναι οι ώρες της ημέρας που είσαι λιγότερο παραγωγικός; Για πολλούς, είναι η ώρα μετά το μεσημεριανό, ή οι τελευταίες ώρες πριν φύγουν από τη δουλειά.
Αντί να προσπαθείς να κάνεις δύσκολα ή απαιτητικά tasks σε αυτές τις ώρες, χρησιμοποίησέ τες για λιγότερο απαιτητικές εργασίες. Μπορείς να απαντήσεις σε απλά emails, να οργανώσεις τα αρχεία σου, να κάνεις τηλεφωνήματα που δεν απαιτούν μεγάλη συγκέντρωση.
Μην σπαταλάς την ενέργειά σου προσπαθώντας να κάνεις το αδύνατο όταν είσαι κουρασμένος.
Αναγνώρισε τις "νεκρές" ώρες σου και γέμισέ τες με δραστηριότητες που δεν απαιτούν την αιχμή της διανοητικής σου δύναμης. Έτσι, όταν έχεις την ενέργεια, θα την αφιερώνεις στα πιο σημαντικά.
Σταμάτα να τρέχεις. Άρχισε να κινείσαι μεθοδικά.
