Κάθεσαι στο γραφείο, νιώθεις ότι τρέχεις ασταμάτητα, η λίστα με τις υποχρεώσεις μεγαλώνει και το απόγευμα σε βρίσκει εξαντλημένο, χωρίς να έχεις προλάβει όσα ήθελες. Σου ακούγεται γνώριμο; Αυτή η αίσθηση του να είσαι συνεχώς πίσω, παρόλο που νομίζεις ότι δουλεύεις σκληρά, είναι από τις πιο απογοητευτικές. Ξέρεις τι συμβαίνει; Πολύ πιθανόν, δεν διαχειρίζεσαι σωστά τον πολύτιμο χρόνο σου, και αυτό σου κοστίζει πολύ περισσότερο από ό,τι φαντάζεσαι.
Το τέλος της αέναης αναβλητικότητας
Πόσες φορές έχεις πει «θα το κάνω αμέσως μετά»; Και μετά, το «αμέσως μετά» έγινε «αργότερα», και το «αργότερα» «αύριο», και το «αύριο»… ξέρεις πώς πάει. Η αναβλητικότητα είναι ο νούμερο ένα κλέφτης του χρόνου σου. Δεν είναι ότι είσαι τεμπέλης. Είναι ότι έχεις μάθει να αναβάλλεις, επειδή το μυαλό σου αναζητά την άμεση ικανοποίηση.
Αυτό είναι το πρώτο σου μεγάλο λάθος.
Σκέψου το: Μια μικρή, δυσάρεστη εργασία που αποφεύγεις, σε κάνει να νιώθεις άγχος για όλη τη μέρα. Αντί να την τελειώσεις σε 10 λεπτά, της αφιερώνεις ώρες ψυχολογικής ενέργειας, αφήνοντάς σε εξαντλημένο.
Η παγίδα του «πολύτιμου» multitasking
Νομίζεις ότι κάνοντας πολλά πράγματα ταυτόχρονα, προχωράς πιο γρήγορα. Λάθος. Το multitasking είναι ένας μύθος που μας έχει κοστίσει αμέτρητες ώρες. Όταν προσπαθείς να απαντήσεις σε ένα email, ενώ ακούς κάποιον να σου μιλάει και σκέφτεσαι τι θα φας το βράδυ, το μυαλό σου σπαταλά ενέργεια αλλάζοντας συνεχώς εστίαση. Αυτό οδηγεί σε λάθη, μειωμένη ποιότητα και, τελικά, περισσότερο χρόνο για να διορθώσεις.
Η αλήθεια είναι σκληρή: Το multitasking σε κάνει λιγότερο παραγωγικό.
Σκέψου πόσες φορές χρειάστηκε να ξαναδιαβάσεις ένα email επειδή δεν είχες δώσει την πλήρη προσοχή σου. Αυτά τα μικρά «ξαναδιαβάσματα» αθροίζονται.
Πώς να οργανώσεις την ημέρα σου σαν επαγγελματίας
Η οργάνωση δεν είναι απλώς να γράψεις μια λίστα. Είναι να καταλάβεις πότε είσαι πιο παραγωγικός και να προγραμματίσεις τις πιο απαιτητικές εργασίες σου τότε. Πολλοί από εμάς, ειδικά στην Ελλάδα, τείνουμε να αφήνουμε τα δύσκολα για το τέλος της ημέρας, όταν η ενέργειά μας είναι στα χαμηλότερα επίπεδα.
Αυτό είναι μια συνταγή για αποτυχία.
Δοκίμασε την τεχνική «Φάε τον βάτραχο σου» (Eat the Frog). Κάνε την πιο δύσκολη ή δυσάρεστη εργασία σου το πρωί. Μόλις την ολοκληρώσεις, όλα τα υπόλοιπα θα σου φαίνονται παιχνιδάκι. Η αίσθηση ολοκλήρωσης θα σου δώσει ώθηση για το υπόλοιπο της ημέρας.
Οι διακοπές που σου κλέβουν τον χρόνο
Οι σύντομες, συχνές διακοπές είναι καλές. Οι ατέλειωτες, άσκοπες διακοπές είναι καταστροφικές. Μιλάμε για το ατέλειωτο σκρολάρισμα στα social media, τις συζητήσεις που δεν τελειώνουν ποτέ στο γραφείο, ή το να χάνεσαι στο διαδίκτυο ψάχνοντας πληροφορίες που δεν χρειάζεσαι άμεσα.
Σταμάτα να νομίζεις ότι αυτά είναι «χαλάρωση». Είναι χάσιμο χρόνου.
Θέσε χρονικά όρια για τις διακοπές σου. Για παράδειγμα, 5 λεπτά κάθε ώρα. Και όταν τελειώσει ο χρόνος, επέστρεψε στη δουλειά σου. Θα εκπλαγείς με το πόσο πιο αποτελεσματικός μπορείς να γίνεις.
Η δύναμη του «όχι»
Πόσες φορές έχεις αναλάβει επιπλέον δουλειές ή υποχρεώσεις, απλώς επειδή δεν ήξερες να πεις «όχι»; Το να λες «ναι» σε όλα, σε κάνει να φαίνεσαι πρόθυμος, αλλά στην πραγματικότητα σε υπερφορτώνει και μειώνει την ποιότητα της δουλειάς που ήδη κάνεις. Είναι σαν να προσπαθείς να γεμίσεις ένα ποτήρι που είναι ήδη γεμάτο.
Δεν είσαι υπερήρωας. Και δεν χρειάζεται να είσαι.
Μάθε να λες «όχι» ευγενικά αλλά σταθερά. Εξήγησε ότι η τρέχουσα φόρτωσή σου δεν σου επιτρέπει να αναλάβεις κάτι επιπλέον με την ποιότητα που απαιτείται. Αυτό δείχνει επαγγελματισμό, όχι αδυναμία.
Αποδέξου την ατέλεια: Το «αρκετά καλό» είναι συχνά το καλύτερο
Ο τελειομανία μπορεί να είναι ένας εξίσου μεγάλος εχθρός της παραγωγικότητας με την αναβλητικότητα. Πόσο χρόνο έχεις σπαταλήσει προσπαθώντας να κάνεις κάτι «τέλειο», ενώ στην πραγματικότητα ένα «αρκετά καλό» θα ήταν απολύτως επαρκές; Αυτό συμβαίνει συχνά σε παρουσιάσεις, αναφορές, ή ακόμα και σε καθημερινές εργασίες.
Η αναζήτηση της τελειότητας σε κάνει να σπαταλάς ενέργεια.
Όρισε για τον εαυτό σου κριτήρια για το τι συνιστά «αρκετά καλό» για κάθε εργασία. Μόλις τα πετύχεις, προχώρα στο επόμενο. Θα παραδώσεις περισσότερα, και συχνά, η ποιότητα θα είναι εξίσου υψηλή.
Εφαρμόζοντας αυτές τις αρχές, δεν θα «βρείς» απλώς χρόνο. Θα τον «κερδίσεις». Θα νιώθεις πιο ελεγχόμενος, λιγότερο αγχωμένος και θα έχεις την ενέργεια να απολαύσεις τον ελεύθερο χρόνο σου, αντί να νιώθεις ενοχές που δεν κάνεις κάτι άλλο.
